3 Συμβουλές για να ακούγεστε πιο επαγγελματικά στα email εργασίας

Στη σύγχρονη εποχή, η δουλειά σας μπορεί να απαιτεί να στέλνετε email σε συναδέλφους, αφεντικά, πελάτες και πολλά άλλα.

Τα email σας δεν είναι απλά μηνύματα. αντιπροσωπεύει ποιος είστε ως επαγγελματίας υπάλληλος. Επομένως, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κάθε ένα από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε είναι καλογραμμένο και ευανάγνωστο.

Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα – όπως το Microsoft Outlook, για παράδειγμα – ίσως θέλετε να μάθετε πώς να κάνετε αίτηση μορφοποίηση μηνύματος . Ανεξάρτητα από την πλατφόρμα που χρησιμοποιείτε για την ανταλλαγή μηνυμάτων, υπάρχουν διάφορες βασικές συμβουλές που πρέπει να προσέχετε πριν κάνετε κλικ στην αποστολή στο email σας.

παρακολουθήστε το δίκτυο nfl στο kodi

Η λειτουργία στον επαγγελματικό τομέα μπορεί να είναι προκλητική για οποιονδήποτε, αλλά ίσως κυρίως για εκείνους που διαχειρίζονται τα συμπτώματα της ψυχικής ασθένειας ή άλλων προβλημάτων ψυχικής υγείας.

Ευτυχώς, υπάρχουν πολλά εργαλεία διαθέσιμα στο διαδίκτυο για να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε αυτούς τους στρεσογόνους παράγοντες, να αναπτύξετε καλούς μηχανισμούς αντιμετώπισης και να μοιραστείτε τα συναισθήματά σας. Κάντε κλικ ΕΔΩ για περισσότερες πληροφορίες και άρθρα που μπορούν να παρέχουν περαιτέρω πληροφορίες και πρόσβαση στη θεραπεία, εάν είναι απαραίτητο.

Διορθώστε τα email της εργασίας σας

Το πιο σημαντικό και πολύτιμο εργαλείο που έχετε στη διάθεσή σας είναι η διόρθωση. Πριν σκεφτείτε να στείλετε το email σας, σκεφτείτε μια σημαντική ερώτηση: έχει γραμματικό και λογικό νόημα το email σας;

Ελέγξτε για τυχόν γραμματικά λάθη χρησιμοποιώντας τον προκατασκευασμένο ορθογραφικό έλεγχο του email, εάν είναι διαθέσιμος. Εάν αμφιβάλλετε για τον ορθογραφικό έλεγχο, μην φοβάστε να χρησιμοποιήσετε εξωτερικούς πόρους (όπως ένα διαδικτυακό λεξικό).

Άλλα γραμματικά λάθη που πρέπει να προσέξετε μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Λανθασμένη χρήση κεφαλαίων γραμμάτων
• Λανθασμένη χρήση σημείων στίξης (κόμματα, ερωτηματικά κ.λπ.)
• Ακατάλληλο στυλ γραφής και τόνος για επαγγελματικό περιβάλλον
• Λανθασμένη χρήση των κατάλληλων ουσιαστικών – αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν απευθύνεστε σε άλλα άτομα. λίγα πράγματα είναι πιο ενοχλητικά από το να γράφεις λάθος το όνομα κάποιου (ή κάτι) σημαντικού!

Μόλις το email σας είναι έτοιμο, διαβάστε το δυνατά για να δείτε αν έχει νόημα. Μερικές φορές, μπορείτε να καταλάβετε εάν μια πρόταση είναι 'off' απλά από τον τρόπο που ακούγεται.

Από εκεί, μπορείτε να κάνετε τυχόν διορθώσεις για να βεβαιωθείτε ότι η συνολική ροή του email είναι συνεπής.

Τέλος, και αν έχετε χρόνο, αποθηκεύστε το email ως προσχέδιο και απομακρυνθείτε από αυτό. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε από οποιονδήποτε άμεσο φίλο ή συγγενή να διαβάσει το email σας για να δείτε εάν εντοπίζουν σφάλματα.

Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να πατάτε «αποστολή» μόνο όταν αισθάνεστε σίγουροι ότι έχετε διορθώσει και επανεξετάσει τα πάντα στο μήνυμά σας στο μέγιστο των δυνατοτήτων σας.

Να είστε συνοπτικοί στα email εργασίας

Όλοι στην εταιρεία σας έχουν τις ευθύνες τους να τηρούν, επομένως είναι χρήσιμο να σέβεστε τον χρόνο τους δημιουργώντας συνοπτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάνοντάς τα σύντομα, γλυκά και ουσιαστικά, μπορείτε να λάβετε μια σαφή απάντηση αμέσως και να συνεχίσετε τη μέρα σας.

Αρχικά, βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματά σας περιλαμβάνουν σύντομες, κατανοητές παραγράφους. Στην πραγματικότητα, κάθε παράγραφος δεν χρειάζεται να είναι μεγαλύτερη από δύο προτάσεις.

Ας υποθέσουμε ότι το email σας απαιτεί να γράψετε πολλές παραγράφους πλήρους μήκους. Σε αυτήν την περίπτωση, θα μπορούσατε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να προγραμματίσετε μια προσωπική συνάντηση με οποιονδήποτε στέλνετε email για να ελαχιστοποιήσετε τη σύγχυση και την κακή επικοινωνία.

Βεβαιωθείτε ότι κάθε παράγραφός σας περιλαμβάνει μόνο σχετικές πληροφορίες. Όσο δελεαστικό κι αν είναι να ενσωματώσετε μικρές λεπτομέρειες που μπορεί να βοηθήσουν τον παραλήπτη σας να κατανοήσει το μήνυμά σας, αλλά κόβοντας αυτές τις προσθήκες, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι σύντομο και άμεσο.

Αυτού του είδους τα μηνύματα είναι συχνά πολύ πιο εύκολο να κατανοήσει ο αναγνώστης και το μέρος που λαμβάνει πιθανότατα θα κάνει διευκρινιστικές ερωτήσεις ως απάντηση εάν χρειαστεί.

Ένας άλλος χρήσιμος τρόπος χρήσης συνοπτικής γλώσσας είναι να είστε προσεκτικοί με τα ρήματα «να είναι». Για παράδειγμα, κάτι σαν 'Θέλω να μπορώ να στείλω μια αναφορά' μπορεί να συντομευτεί σε 'Στέλνω μια αναφορά'.

Σε αυτό το σενάριο, θα καταργούσατε ένα ρήμα «να είναι» και θα το αντικαθιστούσατε με ένα ενεργητικό ρήμα που εξαλείφει τη λέξη.

Γράψτε με σεβασμό

Πάνω από όλα, μεταφέρετε το μήνυμά σας με σεβασμό.

Η επιθετικότητα σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να θεωρηθεί κακή, καθώς ο παραλήπτης δεν σας μιλάει απευθείας. Μπορείτε να αποφύγετε αυτόν τον τυχαίο τόνο, ακόμα και όταν μεταφέρετε άσχημα νέα, εξισορροπώντας την αρνητικότητα με τη θετικότητα.

Για παράδειγμα, αν θέλετε να ασκήσετε κριτική στην απόδοση ενός υπαλλήλου, μπορείτε να ξεκινήσετε την πρόταση λέγοντας κάτι θετικό και να το τελειώσετε με την κριτική σας.

Επιπροσθέτως, αποφύγετε τη χρήση του 'αλλά' . Αναιρεί το πρώτο μισό της πρότασης, οπότε ακόμα κι αν ξεκινήσετε με κάτι θετικό, η χρήση του «αλλά» μπορεί να κάνει κάποιον να πιστέψει ότι είστε ανειλικρινής. Έτσι, αντικαταστήστε το «αλλά» με το «και» έτσι ώστε και οι δύο δηλώσεις να παραμείνουν αληθείς.

Μπορείτε επίσης να σκεφτείτε να συμπεριλάβετε μια σύντομη υπογραφή στο τέλος του μηνύματός σας. Αυτές οι υπογραφές μπορούν να σας βοηθήσουν να μεταφέρετε σημαντικές πληροφορίες επαφής και προσωπικές πληροφορίες στον παραλήπτη σας.

Εάν θέλετε, μεταβείτε στις ρυθμίσεις email και ρυθμίστε μια υπογραφή που περιλαμβάνει το όνομά σας, τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας και άλλους ιστότοπους με τους οποίους συνεργάζεστε.

Εάν η εταιρεία σας έχει λογότυπο, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να ενσωματώσετε το οπτικό στοιχείο ως μέρος της υπογραφής σας. Το αποτέλεσμα είναι ένα email που ακούγεται και φαίνεται επαγγελματικό, το οποίο διατηρεί έναν σεβασμό.

συμπέρασμα

Μια σημαντική λύση που πρέπει να έχετε κατά νου είναι να κάνετε σύντομα, συνοπτικά και χωρίς σφάλματα μηνύματα στο μέγιστο των δυνατοτήτων σας, ακόμη και σε πιο περιστασιακά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με αυτόν τον τρόπο, θα δείξετε στο αφεντικό σας ότι το σέβεστε και λέτε στον εαυτό σας ότι είστε πράγματι ο επαγγελματίας που θα θέλατε να σας βλέπουν οι άλλοι.